Writing e-mails Politely

A mail sent from a college teacher to an administrator (X. Lavrador X. with e-mail: lavrador@...) at UMinho:

Exmo Senhor Dr. Lavrador
A secretária do D--- acabou de falar com a sua secretária, ---, que disse que os saldos de 2007 dos centros de custo das propinas de Doutoramento e de outras verbas próprias não iriam transitar para este ano de 2008.
Venho pois solicitar que informe a razão por que tal acontece, com o devido ofício ou nota informativa de quem de direito.
Agradeço ainda que me diga como é que se procederá ao pagamento de viagens e materiais adquiridos para os alunos de doutoramento que pagaram devidamente as suas propinas.
Grata pela informação
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Sometimes I just love to be around these guys. :-D